10 conseils pour louer sa salle et réussir son événement!

Louer une salle pour un événement peut paraitre simple. Or, il y a des bons réflexes à adopter car derrière la location de salle, de nombreuses questions peuvent découler et impacter la réussite de votre événement privé ou professionnel avec plus ou moins de stress. Autant éviter! Voici nos 10 conseils pour louer sa salle sans mauvaise surprise.

1. Choisir une date suffisamment en avance

Indépendamment du choix de la salle, il faut déterminer une date pour son événement. La date est-elle fixe ou peut-elle se modifier si vous trouver le lieu parfait mais que ses disponibilités ne coïncident pas tout à fait?

2. Limiter le nombre de personnes décisionnaires pour le choix de la date de l’événement

Grâce au calendrier partagé ou à des outils en ligne comme Doodle, trouver une date commune est plus facile. Cependant, pensez à limiter le nombre de personnes décisionnaires car cela reste une étape clé délicate.

Pour un mariage, il s’agit par exemple de penser aux témoins et beaux parents. Pour un événement professionnel de type conférence, il s’agit de prioriser le(s) conférencier(s). Pour une formation intra-entreprise, il s’agit de trouver une date commune avec le formateur et l’ensemble des participants.

3. Prendre le temps de visiter la salle avant de faire son choix de location

Il faut prévoir idéalement de venir visiter les lieux. Cela peut prendre 1/2 journée ou plus par salle visitée mais rien ne vaut de vérifier l’état de la salle, ses dimensions et son équipement… Les photos reflètent-elles encore la réalité? Même avec une vidéo qui permet de mieux se rendre compte des espaces et des volume, l’ambiance du lieu ne se transmet qu’avec une visite!

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Une salle traditionnelle ne conviendrait pas à tous

 

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A qui conviendrait une salle avec moquette et peu de lumière du jour?

 

Une salle moderne aux sièges confortables avec de grandes baies vitrées

Une salle moderne aux sièges confortables avec de grandes baies vitrées

4. Evaluer le juste prix de la location et des prestations annexes

Certes le tarif est un élément important mais ils varient en fonction du quartier, des équipements, des frais généraux et de vos besoins… Pensez à comparer les mêmes éléments d’un devis : la salle est-elle louée sur un devis avec les tables et chaises et sur l’autre sans aucun meuble? Le ménage est-il inclus? L’assurance est-elle comprise?

Que peut vous apporter la salle « coup de coeur » pour votre événement : une ambiance, une pertinence, une facilité logistique, une visibilité supplémentaire?

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Le prix comprend-il le café d’accueil? Un service très attendu!

 

5. Déterminer le nombre de participants de son événement

Le nombre de participants va permettre un premier vrai tri dans les possibilités de location de salle. Quel format souhaitez-vous? Assis, debout? Modulable dans la journée?

Pour une formation, il peut être intéressant de disposer d’une salle plus grande permettant le travail en petit groupe que le format habituel en U.

6. Trouver le lieu pratique pour les participants

Où habitent les participants? Le lieu est-il loin? Dans ce cas, quelles solutions pouvez-vous proposer du covoiturage en passant par la location d’un bus? Le logement dans un hôtel est-il envisageable?

Peut-on trouver un lieu au juste milieu? Par exemple, pour un mariage, existe-t-il une salle qui permettent aux deux familles de faire moitié moitié?

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Le nombre de participants et le format impactent le type de salle à louer

 

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Des petits groupes pour favoriser l’échange

 

7. Favoriser les prestataires à votre écoute

Organiser un événement peut s’avérer stressant. « Les aléas font partie du jeu », c’est pourquoi il est préférable de choisir un prestataire réactif et qui comprend votre problématique. Cette facilité de communication peut être vérifier à l’occasion la première visite de la salle.

 8. Limiter le nombre de prestataires

Afin d’optimiser le temps d’organisation et de logistique, le prestataire de votre salle peut à la demande prendre en charge d’autres prestations : accueil petit déjeuner, émargement, logistique audio/vidéo, sécurité… Autant d’éléments qu’il peut être intéressant de déléguer!

9. Vérifier votre besoin réel en amplitude horaires

Un événement qui comment à 9H et se termine à 18H doit permettre une installation à 8H voire la veille ainsi qu’un démontage jusqu’à 19H, voire le lendemain. Pensez à la spécifier à votre prestataire dès la demande de devis!

10. Penser à l’accueil des personnes atteintes d’un handicap ou par une mobilité réduite

La loi n° 2005-102 du 11 février 2005 inscrit l’égalité des droits des personnes handicapées. Les établissements recevant du public (ERP) doivent être accessibles aux personnes atteintes d’un handicap moteur, auditif, visuel ou mental, ou caractérisées par une mobilité réduite (personnes âgées, femmes enceintes, avec enfant en poussette…). La salle choisie est-elle conforme?

Que pensez-vous de ces 10 points? Voyez-vous d’autres éléments à rajouter pour trouver la salle de son événement?

 

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