Quelle salle de formation louer ? 6 Critères pour vous aider à faire le bon choix

Vous avez besoin de louer une salle pour votre prochaine formation ?

La recherche de la salle de formation idéale est, mine de rien une lourde responsabilité. La réussite de votre événement repose sur la salle sélectionnée : vous avez envie qu’elle soit agréable, pratique, bien située et que son prix rentre dans le budget.
Pour vous aider dans votre choix, nous vous présentons les 6 critères à prendre en compte pour réussir à trouver le meilleur compromis au-delà de la dernière ligne du devis !

1- La taille de la salle correspond-elle à l’agencement souhaité et au nombre de participants ?

Pour commencer, il faudra choisir la surface de la salle. Posez-vous cette question toute simple : combien de personnes vont assister à ma formation ?
Adaptez la taille de la pièce au nombre de participants et au type de formation.
Privilégiez une surface réduite si vous souhaitez de la proximité et de la convivialité. Une séance de coaching personnalisé n’aura pas le même effet si elle est prodiguée dans une pièce de 150m2, ou dans un petit espace chaleureux et bien aménagé.
En revanche, si vous êtes un adepte des jeux et exercices en tout genre optez plutôt pour un grand espace. Il est important que les participants puissent circuler en toute quiétude, et aient le confort nécessaire pour prendre leur place. Il est de coutume de ne pas prendre moins de 2 mètres carrés par participant pour des formations en carré ou en U.

 

jeu seminaire post it

2- Les services de la salle sont-ils listés, possibles et inclus dans le tarif ?

Vous avez trouvé une salle avec la superficie idéale, mais les équipements dont elle dispose sont-ils à la hauteur de vos attentes ?
Que votre formation dure 1 jour, 1 semaine ou plus, il est important de se sentir bien dans la salle que vous allez occuper. C’est pour cela qu’il faut veiller à ce qu’elle ait le confort et les équipements nécessaires.
Imaginez-vous commencer la journée de formation sans une bonne tasse de café ? Ou encore, courir avant le démarrage pour avoir un feutre pour le tableau blanc ?
Dresser une liste de vos besoins : machine à café, vidéoprojecteur, tableau blanc, chaises, frigo, télévision, climatisation… Cela permettra d’éviter les désagréments et au prestataire de vous établir un devis avec tout inclus.
En bonus : assurez-vous qu’ils soient tous à votre disposition, en bon état de fonctionnement, et compatibles avec les appareils que vous utilisez !

3 – La restauration est-elle incluse et puis-je la choisir ?

L’étape du déjeuner est importante et incontournable dans une session de formation. Pour pouvoir capter l’attention de vos participants en seconde partie de journée, il faudra vous assurer qu’ils aient de quoi se restaurer, que ce soit adapté à leur budget (ou que votre société puisse le prendre en charge à bon prix) ainsi qu’à leur régime alimentaire.
Y a-t-il des restaurants à proximité ? Est-ce que la salle propose un service traiteur ? Met-elle à disposition un frigo, un micro-ondes ? C’est souvent le poste de la restauration qui double le coût de la formation ou séminaire par participant.
Lors de l’étude du devis, mettre ce poste à part peut-être utile, car de nombreuses solutions sont possibles : livraisons de plateau-repas, restaurant ou brasserie à proximité, snack, etc.
Le déjeuner est un moment de partage, d’échange et de convivialité, les participants en profitent pour créer ou renforcer des liens, alors ne le négligeons pas.

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4 – La situation géographique est-elle le bon compromis pour les participants ?

Le point de la situation géographique est crucial si votre séminaire ou formation s’adresse à vos salariés.
La salle que vous vous apprêtez à louer est elle facile d’accès ? Avez-vous demandé à vos participants leur moyen de locomotion ? Cela va-t-il rallonger leur temps de parcours ? Les horaires peuvent-ils être adaptés en fonction ?
Il faudra alors vérifier que la salle est bien desservie par les transports en commun, qu’elle est à proximité d’une sortie de métro, ou qu’elle dispose d’un parking ou de l’autolib.
Évitez d’infliger à vos participants une difficulté supplémentaire en choisissant une salle trop difficile d’accès. Ce serait contre-productif de les faire commencer leur formation dans de mauvaises conditions.

5- L’accueil et le gestionnaire de la salle sont-ils en conformité avec mes valeurs ?

Au-delà de l’aspect tarif, l’accueil et le gestionnaire de la salle sont essentiels ! Vous avez décidé de donner votre formation dans un terrain neutre. Vous allez donc accueillir les participants dans un milieu qui vous est étranger. Vous n’avez pas envie de les décevoir, car c’est votre image et celle de votre société qui risquent d’être impactées.
Votre hôte vous réservera-t-il un accueil de qualité ? À l’inverse souhaitez-vous prendre en charge l’accueil ? L’ambiance du lieu correspond-elle à vos valeurs et à ce que vous voulez transmettre à vos apprenants ? Rappelez-vous, on ne peut faire deux fois une première bonne impression !
Après avoir validé le professionnalisme du gestionnaire de la salle, assurez-vous que ce soit un lieu calme et agréable dans lequel les participants pourront bénéficier des meilleures conditions d’apprentissage.

6- Les petits plus offerts par la salle de formation… qui feront toute la différence !

Chaque salle peut offrir ses propres petits plus : modernité, confort, originalité, etc. Le sentiment qu’elle vous a procuré lorsque vous l’avez visité est à prendre en compte au même titre que le tarif de location.
Kinokho studio est un espace convivial sur Paris 20e qui s’adapte à vos besoins avec ses petits plus ! Un concept zen et moderne : Bouddha veille sur le lieu et donne une touche bien-être essentielle au temps de formation et séminaire, le parquet au sol pour plus de modernité, de larges fenêtres pour bénéficier d’une lumière naturelle, une estrade pour la prise de parole en plus, qui peut aussi faire office de bar !

Anouk vous réserve un accueil chaleureux dans cet environnement zen. Une salle atypique, pleine de charme, très agréable avec les équipements professionnels pour que vous puissiez bénéficier de tout le confort nécessaire au bon déroulement de votre formation.

Pour une entreprise sur Paris et désireuse de créer un événement sur Paris, hors de ses locaux, le tarif moyen tout inclus est de 60 euros par participant.

Quels sont vos critères pour choisir le lieu de vos formations ? N’hésitez pas à partager vos expériences !

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